1. srpnja 2021. godine Vlada RH donijela je novu Uredbu o uredskom poslovanju kojom je propisala rad cjelokupne državne i javne uprave na način da sva javnopravna tijela međusobno te sa drugim pravnim i fizičkim osobama službeno dopisivanje obavljaju primarno elektronskim putem.
Ova Uredba primjenjuje se na tijela državne uprave, druga državna tijela, jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave te pravne osobe sa javnim ovlastima.
U odnosu na Uredbu iz 2009. godine pojmovnik je unaprijeđen, odnosno, prilagođen elektroničkom uredskom poslovanju. Nova Uredba donosi i jedan novitet, a to je “jedinstveni identifikator”, kojim se prati cijeli proces putovanja dokumenta pri razmjeni podataka između informacijskih sustava uredskog poslovanja. Jedinstveni identifikator nastaje strojno, unutar samog sustava uredskog poslovanja.
Još jedan novitet Uredbe je i “jedinstvena oznaka pismena”. Sastoji se od brojčane oznake tijela, klasifikacijske oznake predmeta kojem pismeno pripada te rednog broja pismena u predmetu. Iskazuje se u obliku linearnog ili 2D barkoda. Ova oznaka olakšat će unos podataka o pismenu u sustav uredskog poslovanja, ali i njegovo strojno čitanje.
Izmijenjena je i definicija pečata i potpisa. Tako prema Uredbi pečat može biti “pečat s grbom Republike Hrvatske“, čiji su sadržaj, oblik i uporaba propisani posebnim zakonom i „kvalificirani elektronički pečat“ definiran Uredbom (EU) br. 910/2014. Potpis se isto tako definira dvojno: on je „vlastoručni potpis“ te „kvalificirani elektronički potpis“ definiran Uredbom (EU) br. 910/2014.
Zaključno, novom će se Uredbom temeljito unaprijediti i reformirati rad državne i javne uprave jer će se uvođenjem primarno elektroničkog uredskog poslovanja ukinuti postupak papirnatog rada na spisima. Papirnati spisi postat će izuzetak, a svi predmeti primarno će se slati, zaprimati i obrađivati elektronskim putem.
Sva javnopravna tijela koja još nemaju uspostavljen sustav uredskog poslovanja prema novoj Uredbi, dužni su ga uspostaviti najkasnije do 1. 1. 2023. godine.
