Elektronička isprava, elektronički potpis i elektronički pečat — mjesto i uloga

Članak je objavljen u časopisu Poslovni edukator, izdanje broj 2/2022, str. 6.

Novim zakonodavnim okvirom u Republici Hrvatskoj pojmovi elektronička isprava, digitalni popis i digitalni pečat dobivaju središnju ulogu u djelovanju tijela državne vlasti, drugih državnih tijela, jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave te pravnih osoba s javnim ovlastima, odnosno javnopravnih tijela. Sadašnji zakonodavni okvir u velikom se temelji na europskoj regulativi koja je obvezatna u svim državama članicama Europske unije. 

Temeljem navedenih pozitivnih propisa javnopravna tijela su započela, odnosno morat će započeti proces transformacije poslovanja i komunikacije iz papirnatog u digitalni. Sukladno tome, potrebno im je omogućiti alate kojima bi taj proces uspješno priveli kraju.  

Dalje u tekstu pobliže će se objasniti trenutni zakonodavni okvir te već gotova praktična rješenja koja bi omogućila jednostavni i što bezbolniji prijelaz u digitalni svijet. 

Zakon o elektroničkoj ispravi (NN 150/05) 

Elektronička isprava je zapis određenih činjenica sačinjen u elektroničkom obliku. Zakon o elektroničkoj ispravi definira istu kao jednoznačno povezan cjelovit skup podataka koji su elektronički oblikovani (izrađeni pomoću računala i drugih elektroničkih uređaja), poslani, primljeni ili sačuvani na elektroničkom, magnetnom, optičkom ili drugom mediju, i koji sadrži svojstva kojima se utvrđuje izvor (stvaratelj), utvrđuje vjerodostojnost sadržaja te dokazuje postojanost sadržaja u vremenu. Sadržaj elektroničke isprave uključuje sve oblike pisanog teksta, podatke, slike i crteže, karte, zvuk, glazbu, govor. ¹ 

Posebnost elektroničke isprave sastoji se u činjenici da ovakva isprava postoji isključivo u nematerijaliziranom obliku, dakle, sastavljena je na računalu. Daljnja posebnost sastoji se u tome da se njezin prijenos i dostava adresatu vrši elektroničkim putem. Pri dostavi elektroničkih isprava mogu se koristiti usluge informacijskog posrednika koji može provoditi bilo koju od povjerenih mu radnji dokumentacijskog ciklusa, dakle, može vršiti i dostavu elektroničke isprave.² 

Također, Zakon navodi da elektronička isprava ima istu pravnu snagu kao i isprava na papiru, ako se njena uporaba i promet provode u skladu s odredbama ovog Zakona.³  

Za razliku od isprava u materijaliziranom obliku, elektronička isprava može imati samo izvornik isprave, dakle kod takvih isprava zakonom je zabranjeno postojanje izvornika i prijepisa isprave u elektroničkom obliku. Sačinjavanje preslike izvornika akta dopušteno je samo u slučaju kada se sačinjava preslika isprave u materijaliziranom obliku, dakle, kada se sačinjava preslika koja je zapisana na papiru. Pri tome zakon dopušta samo javnim tijelima izdavanje ovjere da preslika odgovara izvorniku isprave dok u svim ostalim slučajevima ovjeru preslike mora sačiniti javni bilježnik.⁴ 

Što se tiče vjerodostojnosti ovakve isprave, ona obvezatno mora biti potpisana elektroničkim potpisom.⁵  

UREDBA (EU) br. 910/2014 EUROPSKOG PARLAMENTA I VIJEĆA od 23. srpnja 2014. o elektroničkoj identifikaciji i uslugama povjerenja za elektroničke transakcije na unutarnjem tržištu i stavljanju izvan snage Direktive 1999/93/EZ, tzv. (eIDAS) 

Uredba eIDAS navodi da se s ciljem osiguravanja ispravnog funkcioniranja unutarnjeg tržišta, istodobno težeći primjerenoj razini sigurnosti sredstava elektroničke identifikacije i usluga povjerenja, njome uspostavlja pravni okvir za elektroničke potpise, elektroničke pečate, elektroničke vremenske žigove, elektroničke dokumente, usluge elektroničke preporučene dostave i usluge certificiranja za autentifikaciju mrežnih stranica.⁶  

Uredba razlikuje 3 vrste elektroničkog potpisa ovisno o pravnim učincima koje oni proizvode: 

1. „elektronički potpis” znači podaci u elektroničkom obliku koji su pridruženi ili su logički povezani s drugim podacima u elektroničkom obliku i koje potpisnik koristi za potpisivanje;
2. „napredan elektronički potpis” znači elektronički potpis koji ispunjava zahtjeve navedene u članku 26.;
3. kvalificirani elektronički potpis” znači napredan elektronički potpis koji je izrađen pomoću kvalificiranih sredstava za izradu elektroničkog potpisa i temelji se na kvalificiranom certifikatu za elektroničke potpise;⁷ 

Najveću pravnu snagu ima kvalificirani elektronički potpis za kojeg eIDAS navodi da ima jednak pravni učinak kao vlastoručni potpis koji se mora temeljiti na kvalificiranom certifikatu za elektroničke potpise.  

U praksi osnovnih i srednjih škola, najčešće se digitalno potpisuju nabavni dokumenti (zahtjevi za nabavu i narudžbenice), ugovori o radu, kolektivni ugovori i drugi. 

U Republici Hrvatskoj dva su ovlaštena izdavatelja kvalificiranih certifikata za elektroničke potpise, a to su AKD i FINA. 

Navedene odredbe o kvalificiranom električnom potpisu inkorporirane su u hrvatski zakonodavni sustav Uredbom o uredskom poslovanju NN (75/21) koja se poziva na eIDAS i navodi da je kvalificirani električni potpis definiran eIDAS-om.⁸ 

Također, još jedan unutarnji pravni propis sadrži odredbe o elektroničkom potpisu i elektroničkoj komunikaciji, a to je novi Zakon o općem upravnom postupku koji je stupio na snagu 01.01.2022. godine. 

Zakon o općem upravnom postupku (NN 47/09, 110/21) 

U pogledu elektroničke komunikacije, Zakon o općem upravnom postupku navodi da javnopravna tijela i stranke te druge osobe koje sudjeluju u postupku primarno komuniciraju elektroničkim putem i pomoću sustava državne informacijske infrastrukture.⁹ 

Također, što se tiče elektroničkog potpisa, Zakon spominje kvalificirani elektronički potpis kod podnesaka u elektroničkom obliku te kaže da će se podnesci dostavljeni u elektroničkom obliku s kvalificiranim elektroničkim potpisom sukladno posebnim propisima smatrat vlastoručno potpisanim.¹⁰ 

Dakle, i ovaj Zakon kao pravni standard navodi kvalificirani elektronički potpis te ga izjednačava s vlastoručnim. To bi značilo da se pri komunikaciji elektroničkim putem priznaje samo kvalificirani elektronički potpis što mu daje veliku pravnu važnost. 

Iz svega navedenog, očigledna je važnost kvalificiranog elektroničkog potpisa u komunikaciji javnopravnih tijela, a navedeni propisi su njegovu ulogu toliko učvrstili da bi komunikacija bez njega bila praktički nemoguća. Zbog toga je potrebno omogućiti javnopravnim tijelima korištenje i uporabu istog te im u što većoj mjeri olakšati rad i komunikaciju u elektroničkom obliku. 

Elektronički pečat 

Nakon što smo obradili elektronički potpis, potrebno  je obratiti pažnju i na elektronički pečat čija funkcija jest slična funkciji elektroničkog potpisa, ali ne i ista. 

Elektronički pečat predstavlja podatke u elektroničkom obliku koji su pridruženi drugim podacima u elektroničkom obliku ili su logički povezani s njima radi osiguravanja izvornosti i cjelovitosti tih podataka.¹¹ 

Ponovno ćemo spomenuti Uredbu eIDAS za koju je već navedeno da obrađuje i tematiku elektroničkog pečata. 

Ona uvodi digitalni/elektronički pečat kao alat za pravne osobe kao što su tvrtke u privatnom i javnom vlasništvu, državna i javna tijela, zdravstvene ustanove itd.  

Također navodi da bi elektronički pečati trebali služiti kao dokaz da je elektronički dokument izdala pravna osoba jamčeći na taj način izvornost i cjelovitost dokumenta.¹² 

Dakle, elektronički pečat koristi se za ovjeru elektroničkih dokumenata u kojima nije potreban elektronički potpis, ali autentičnost i integritet dokumenta treba ipak biti osiguran. 

Namjena za korištenje bi bila za obavijesti, potvrde, fakture, uplatnice/potvrde o uplati, eTendering i online odnosno elektroničke ponude, poslovno dopisivanje, PK kartice, izvodi iz matičnih knjiga i slično.¹³ 

Također Uredba eIDAS uvodi pojam kvalificirani elektronički pečat te kaže da se za kvalificirani elektronički pečat predmnijeva cjelovitost podataka i točnost izvora podataka s kojima je kvalificirani elektronički pečat povezan.¹⁴  

Hrvatsko zakonodavstvo slijedi logiku eIDAS-a, prvenstveno Uredba o uredskom poslovanju koja navodi da kvalificirani elektronički pečat koristi se za ovjeru elektroničkih dokumenata na kojima nije potreban elektronički potpis, ali izvornost i cjelovitost dokumenta trebaju biti osigurane.¹⁵ 

Zakon o općem upravnom postupku također spominje kvalificirani elektronički pečat navodeći da se rješenje izdano iz informacijskog sustava javnopravnog tijela može ovjeriti samo kvalificiranim elektroničkim pečatom.¹⁶