Iako se nalazimo u digitalnoj eri gdje se većina komunikacije odvija putem interneta i gdje se gotovo sve informacije mogu pohraniti u digitalnom obliku, papirnati dokumenti i dalje imaju važnu ulogu u poslovnom svijetu.
Ispis dokumenata i rad s papirnatim dokumentima uobičajene su aktivnosti većine poslovnih subjekata, a često nismo svjesni koliki trošak one zaista nose.
Utjecaj proizvodnje i uporabe papira na okoliš
Proces proizvodnje papira štetno utječe na okoliš, odnosno zagađuje zrak, vodu i tlo. Također, zahtijeva mnogo resursa i energije i dovodi do emisije štetnih plinova u atmosferu. Kada se uzme u obzir činjenica da se papir najčešće koristi jednokratno, lako je zaključiti kako to predstavlja značajan trošak za naš planet.
Osim toga, puno papira se baca, što stvara ogromne količine otpada i dodatno uzrokuje problem zagađenja okoliša.
Troškovi pohrane i rada s dokumentima
Papirnati dokumenti zauzimaju puno prostora, a njihovo pohranjivanje i arhiviranje može biti skupo i zahtjevno. Pohrana papirnatih dokumenata uzrokuje trošak prostora koji bi se mogao iskoristiti efikasnije za puno važnije svrhe.
Troškovi održavanja pisača i skenera su također značajni. Pisači i skeneri zahtijevaju redovito održavanje kako bi ostali funkcionalni, a popravci mogu biti vrlo skupi. Osim toga, pisači i skeneri troše puno električne energije i mogu biti vrlo glasni, što može biti problem u radnom okruženju.
Rad s papirima dovodi i do (troška) gubitka vremena. Potrebno je vrijeme za ispisivanje, sortiranje i spremanje papira, što može usporiti proces rada. Uz to, papirnati dokumenti su često teški za pretraživanje i organiziranje, što može dovesti do gubitka vremena i poteškoća u pronalaženju potrebnih informacija.
Direktan financijski trošak ispisa dokumenata
Ispis dokumenata i rad s papirima nosi i financijski trošak.
Cijena papira može varirati ovisno o kvaliteti i veličini, no često je znatno veća nego što se može činiti na prvi pogled. Uz to, postoji i trošak tinte ili tonera, što može predstavljati još jedan financijski teret.
Kada se uzme u obzir činjenica da se papir često koristi samo jednom, vidljivo je da to predstavlja značajan trošak za pojedince, tvrtke i društvo u cjelini.
Kalkulator uštede – izračunajte svoj trošak uredskog poslovanja
Koliki je financijski trošak ispisa dokumenata za javnopravna tijela koja izdaju rješenja i akte, možete saznati putem kalkulatora koji je Dokument IT osmislio s ciljem što realnijeg prikaza stanja.
Kalkulator je izrađen na primjeru poslovnog subjekta koji posjeduje jedan pisač (printer), jednu bušilicu za papir, dvije klamerice i jedan pečat te koristi knjigu izlazne pošte i internu dostavnu knjigu u svom poslovanju.
Pretpostavljeno je da svaki izlazni akt u prosjeku ima dva lista papira i da se ispisuje u tri primjerka, što je ukupno šest listova papira po jednom izlaznom aktu. Dva primjerka izlaznog akta ostaju kod izdavatelja, a jedan se primjerak šalje stranci. Dakle, 4 lista ostaju u samoj instituciji i pohranjuju se u najlonske košuljice, omote spisa, a zatim u registratore.
Od listova koji se šalju strankama van institucije, pretpostavka je da se 90% njih šalje preporučeno s povratnicom, a 10% običnom poštom.
U kalkulaciju je uračunat i trošak odlaska na poštu koji predstavlja sumu troška 20 minuta vremena jednog radnika prosječne hrvatske plaće i karte za parking od pola sata. Pretpostavljeno je da mjesečno printanje obavlja samo jedan zaposlenik i da mu za to treba samo sat vremena u mjesecu (60 minuta) te da je za brigu oko nabave materijala i održavanje stroja za printanje potreban samo jedan radnik i da mu za taj posao treba samo 30 minuta vremena mjesečno.
Trošak tonera i papira po listu iznosi 0,05 eura.
- U kalkulaciju je uračunat i jedan godišnji kvar stroja za printanje
- Cijene potrošnog, jednokratnog materijala korištene pri izračunu ove kalkulacije preuzete su sa stranica Narodnih novina, dok su cijene opreme preuzete sa stranica Combis d.o.o.
Kako smanjiti troškove uredskog poslovanja?
Kako bi se smanjio trošak ispisa dokumenata i rada s papirima, postoje neke alternative koje se mogu primijeniti.
Jedna od njih je korištenje digitalnih dokumenata, što može smanjiti potrebu za papirima i povećati učinkovitost procesa rada. Digitalni dokumenti su lako dostupni i mogu se brzo pretraživati, što znači da se vrijeme potrebno za pronalaženje dokumenta smanjuje.
Također, digitalni dokumenti mogu se lako dijeliti i prenositi, što može uštedjeti vrijeme i novac. Uz to, digitalni dokumenti su sigurniji od papirnatih dokumenata, jer su manje podložni gubitku, krađi ili oštećenju.
Iako prelazak na digitalne sustave može biti dugotrajniji proces zbog navike i tradicije, kao i zbog potrebe za novom infrastrukturom i softverom, dugoročno će donijeti mnoge prednosti i uštede.