Novi model rada u školama po novoj Uredbi o uredskom poslovanju

Članak je objavljen u časopisu Poslovni edukator, izdanje broj 3/2022, str. 13.

U zadnjih godinu dana, kada govorimo o radu državnih i javnopravnih tijela, glavna je tema nova Uredba o uredskom poslovanju koju je Vlada Republike Hrvatske donijela 1. srpnja 2021. godine. Njome se uredsko poslovanje u Republici Hrvatskoj uvodi u suvremeno, elektroničko doba. Cilj Uredbe je da cjelokupno uredsko poslovanje tijela bude u elektroničkom obliku. Novostima nove Uredbe pokušava se olakšati rad javnopravnih tijela u mnogim aspektima.

Zastarjeli načini rada kao što su vođenje evidencija u papirnatom obliku, printanje, kuvertiranje i fizička otprema dokumenata, fizičko potpisivanje i pečatiranje dokumenata itd., postaju nepoželjni i želi ih se u potpunosti dokinuti. 

S obzirom na navedene promjene, model rada u osnovnim i srednjim školama u Hrvatskoj morat će se uvelike prilagoditi novostima. Sve ono što je do sada bilo u fizičkom/papirnatom obliku, morat će se prebaciti u elektronički oblik.

Funkcionalnosti aplikacije za uredsko poslovanje po staroj/novoj Uredbi

Sukladno novoj Uredbi, aplikacije za uredsko poslovanje će se također morati prilagoditi promjenama te će morati sadržavati puno više funkcionalnosti nego što su do sada sadržavale.

Kao što se vidi sa slike, spektar funkcionalnosti aplikacije eUred uvelike se proširio stupanjem nove Uredbe na snagu.

Kao što je već navedeno, model rada u školama morat će se digitalizirati, a samim time i rad ravnatelja, tajnika, računovođe te ostalih djelatnika škole. Oni će se svakodnevno morati služiti aplikacijom za uredsko poslovanje i to u cjelokupnom njihovom radu.

Također, interakcija između djelatnika škole prebacit će se u digitalni oblik. Ovdje prvenstveno govorimo o komunikaciji kao što je dostava predmeta u rad, dostava pismena, dostava akata na digitalni potpis i pečat itd. Sve ove akcije odrađivale su fizičkim, a sada će se odrađivati digitalnim putem.

Evidencije/registri

S obzirom da je jedan od glavnih ciljeva nove Uredbe smanjenje papirologije, papirnato vođenje evidencija u pisarnici odlazi u povijest. Skupa s time, registratori također nestaju, a vođenje evidencija/registara prebacuje se u digitalni oblik.

Ovom promjenom dolazi do značajne uštede i u pogledu vremena i u pogledu prostora. Pretraga dokumenata u evidencijama olakšat će se i ubrzati, s obzirom da će se dokumenti pretraživati u aplikaciji, a ne ručno, a ormari i police s registratorima postat će suvišni i u potpunosti će se maknuti iz uporabe.

Sve evidencije/registri koje pojedina škola vodi sa svim potrebnim podacima nalazit će se u posebnom modulu u aplikaciji eUred.

Uloge i uvid djelatnika u aplikaciji e-Ured

Kao što je ranije spomenuto, veliki dio poslovanja i rada u školama prebacit će se u digitalni oblik, odnosno u aplikaciju za uredsko poslovanje. Dakle, sav materijal rada, sva pismena, predmeti, podaci pojedine škole nalazit će se u aplikaciji.

Nastavno na to, potrebno je odrediti uloge i uvid u aplikaciji za svakog pojedinog djelatnika škole sukladno njegovom opisu i opsegu posla. Neupitno je da je potrebno precizno odrediti i ograničiti mogućnost uvida u dokumente i predmete unutar aplikacije kako ne bi došlo do neovlaštenog uvida u iste.

Na slici je naveden uvid u aplikaciju samo za pojedine djelatnike, za ostale djelatnike potrebno je po istom modelu odrediti njihove uvide. Navedeni model podložan je promjenama sukladno potrebama svake pojedine škole (ovisno o podjeli rada među zaposlenicima, broju zaposlenika itd.).

Modul akti za potpis

Potrebno je spomenuti i detaljnije objasniti modul Akti za potpis. Taj modul je namijenjen prvenstveno  ravnateljima koji bi po novome vlastoručno potpisivanje dokumenata zamijenili digitalnim potpisivanjem.

Naglašavam da je po Uredbi eIDAS Europskog parlamenta i Vijeća kvalificirani elektronički potpis u potpunosti izjednačen s vlastoručnim. Ravnateljima bi se umjesto fizički na stol, dokumenti dostavljali aplikativnim putem u digitalnom obliku koje bi oni potom digitalno potpisali, a svi ti dokumenti nalazili bi mu se u modulu Akti za potpis.

Time se gubi potreba za fizičkim printanjem dokumenata i to u više primjeraka, potpisivanjem te ponovnim skeniranjem dokumenta kako bi isti ponovno bio u digitalnom obliku.

Zaključak

Svjesni smo da nova Uredba o uredskom poslovanju donosi velike promjene u radu i poslovanju osnovnih i srednjih škola te da je neke promjene teško uvesti. Svijest ljudi je takva da se teško adaptira na promjene i nove izazove, no nakon određenog perioda prilagodbe, novi način rada uvelike će poboljšati kvalitetu rada u školama u svim njegovim aspektima.

No, dok ne dođe do potpune transformacije poslovanja, tijekom prijelaznog razdoblja djelatnicima se mora omogućiti što jednostavnija prilagodba na novi način rada kako bi oni što prije usvojili promjene i prihvatili ih. Zbog toga je potrebno prilagoditi aplikaciju za uredsko poslovanje potrebama djelatnika i učiniti ju što jednostavnijom i razumljivijom kako bi sam taj proces bio što bezbolniji i brži.

Potrebno je što bolje shvatili model rada u školama te ga potom što je moguće vjernije preslikati u aplikaciju za uredsko poslovanje kako bi aplikacija omogućila da daljnji rad u školama bude bolji i učinkovitiji nego do sada.